El flujo de esta receta
Cuatro momentos del proceso, de la entrada al resultado. Los pasos completos están más abajo.
- Una sola puerta de entrada El número de WhatsApp Business (por la plataforma oficial, no por un móvil con una app) y un buzón dedicado a…
- Pasar todo a texto Los audios se transcriben y las fotos y PDF se leen con un modelo de visión u OCR.
- Validar con reglas, no con IA Stock, tarifa del cliente, múltiplos de venta, límite de crédito e importe fuera de lo habitual se comprueban con…
- Avisar al cliente Un mensaje de confirmación con el resumen.
El problema
En una distribuidora, el pedido rara vez llega limpio. Entra como «lo de siempre y diez cajas del 6», como un audio de 40 segundos grabado desde la furgoneta, como la foto de una libreta o como un PDF adjunto a un correo. Alguien de la oficina lo lee, busca cada referencia, mira el stock, aplica la tarifa de ese cliente y lo teclea en el ERP.
El coste no es solo el tiempo. Es que ocurre en las horas punta, que depende de que esa persona esté y que los errores (una referencia parecida, una cantidad mal copiada) se descubren cuando el pedido ya está en el camión. Esta receta quita el tecleo y deja a la persona lo que sí requiere criterio.
Cómo funciona, paso a paso
Una sola puerta de entrada
El número de WhatsApp Business (por la plataforma oficial, no por un móvil con una app) y un buzón dedicado a pedidos mandan cada mensaje a n8n con remitente, texto y adjuntos.
Reconocer al cliente
El flujo busca el teléfono o el correo en la ficha de clientes del ERP. Si el remitente no está, el flujo se detiene y avisa a una persona; no se inventa clientes.
Pasar todo a texto
Los audios se transcriben y las fotos y PDF se leen con un modelo de visión u OCR. El resultado es siempre texto con su origen guardado.
Extraer las líneas
Un modelo de lenguaje devuelve las líneas del pedido en un formato fijo (referencia o descripción, cantidad, unidad). Si el formato no se cumple, se descarta y se reintenta una vez.
Casar con el catálogo
Primero por código exacto; después por descripción con tolerancia, y por el histórico de ese cliente para «lo de siempre». Cada línea lleva una puntuación de confianza.
Validar con reglas, no con IA
Stock, tarifa del cliente, múltiplos de venta, límite de crédito e importe fuera de lo habitual se comprueban con código. Lo que no pasa una regla se marca.
Crear un borrador en el ERP
El pedido se crea sin confirmar y una persona recibe el resumen con las líneas dudosas destacadas. Con un toque lo aprueba o lo corrige.
Avisar al cliente
Un mensaje de confirmación con el resumen. Dentro de las 24 horas desde que el cliente escribió se puede responder con texto libre; pasado ese plazo, solo con plantilla aprobada.
Qué herramientas hacen falta
Se nombran por lo que hacen. En la comparativa de herramientas tienes las opciones de orquestación con sus precios publicados.
| n8n (u otro orquestador) | Encadena los pasos, reintenta y deja registro de cada ejecución. |
|---|---|
| WhatsApp Business Platform | La vía oficial para recibir y enviar. Recibir mensajes de clientes no se cobra; enviar sí, por mensaje y según su categoría. |
| Buzón IMAP dedicado | Para pedidos por correo; un buzón aparte evita leer correo personal. |
| Transcripción y lectura de documentos | Un modelo de voz a texto y uno de visión u OCR. Pueden ejecutarse en la nube o en un servidor propio. |
| Modelo de lenguaje | Solo para extraer líneas en formato fijo. No decide precios ni condiciones. |
| ERP con API | Holded, Odoo o Business Central son ejemplos con API documentada. En otros ERP depende de la versión y la licencia: hay que comprobarlo antes de empezar. |
| Tabla de alias | Una hoja o base de datos con cómo llama cada cliente a cada producto. Es lo que más mejora el acierto con el tiempo. |
Cuánto tarda
| Prueba de concepto | Entre unos días y dos semanas, probando con 20 o 30 pedidos antiguos reales y sin tocar el ERP. |
|---|---|
| En producción | Para un proceso acotado, Prometeix cifra de 3 a 8 semanas, con dos de ellas «en sombra» (el sistema propone y una persona decide). Es el dato de su propia experiencia. |
Los plazos son una estimación del autor para una pyme con sus datos razonablemente ordenados; no son una medición ni un compromiso. Si tus datos están en papel o repartidos en cinco hojas de cálculo, súmale el tiempo de ordenarlos.
Qué puede fallar
- Referencia equivocada con una descripción parecida. Mitigación: umbral de confianza y nunca confirmar solo una línea dudosa.
- Audios con ruido, jerga o abreviaturas que solo entiende el comercial. Mitigación: tabla de alias y pregunta de vuelta al cliente.
- Pedido duplicado porque el cliente reenvía el mensaje. Mitigación: identificar cada mensaje por su id y no procesarlo dos veces.
- Datos personales (nombre, teléfono) en proveedores externos. Mitigación: contrato de encargado del tratamiento con cada proveedor (art. 28 del RGPD) y, si se puede, procesar en servidor propio.
- ERP que no abre su API sin módulo de pago. Mitigación: comprobarlo el primer día, no el último.
Esto es información general, no asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto de protección de datos, consulta con tu asesor.
Qué sigue siendo humano
- Aprobar pedidos de clientes nuevos, de importe alto o con descuentos fuera de tarifa.
- Resolver las líneas que el sistema marca como dudosas.
- Decidir qué hacer ante una falta de stock (sustituir, servir en dos veces, avisar).
- Revisar cada semana los errores y alimentar la tabla de alias.
Un ejemplo real
Una parte importante de la venta de Almacenes HJ entra por WhatsApp. Primero se ordenó el registro y la medición; el asistente que convierte esas conversaciones en pedidos está en construcción y todavía no hay cifras que publicar. Lo que sí está en producción en ese cliente es la vigilancia de precios de la receta 6.
Fuente: Caso público de Almacenes HJ en la web de Prometeix.
Fuentes
- Meta: precios de la plataforma de WhatsApp Business (consultado el 5-nov-2026)
- n8n: precios (consultado el 5-nov-2026)
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) en el BOE