El flujo de esta receta
Cuatro momentos del proceso, de la entrada al resultado. Los pasos completos están más abajo.
- Buzón y carpeta de entrada Un correo exclusivo para documentos de proveedores y, opcionalmente, una carpeta donde el almacén sube fotos de…
- Leer los datos Proveedor, número, fecha, líneas, bases e IVA, total.
- Cruzar con pedido y recepción Se busca el pedido de compra y la entrada de mercancía.
- Resumen diario Un correo corto con lo procesado, lo pendiente y las diferencias, para que nadie tenga que entrar a mirar.
El problema
Cada proveedor manda sus documentos con otro formato: PDF de la factura, foto del albarán arrugado, hoja escaneada con tres líneas a mano. Alguien los abre, copia datos al programa de contabilidad y, si es diligente, los compara con el pedido y con lo que realmente llegó al almacén.
Ese cruce es el que casi nunca se hace a tiempo, y es donde se escapan diferencias de precio, de cantidad o facturas duplicadas. La receta automatiza la lectura y el cruce, no la decisión de pagar.
Cómo funciona, paso a paso
Buzón y carpeta de entrada
Un correo exclusivo para documentos de proveedores y, opcionalmente, una carpeta donde el almacén sube fotos de albaranes desde el móvil.
Clasificar
El flujo distingue factura, albarán, pedido o ruido (publicidad, un «gracias»). Lo que no sabe clasificar va a una bandeja de revisión.
Leer los datos
Proveedor, número, fecha, líneas, bases e IVA, total. Para facturas con estructura conocida (por ejemplo, formato electrónico estructurado) se lee el fichero directamente; para PDF e imágenes, OCR más un modelo que ordena el texto.
Comprobar con reglas
Suma de líneas y total, NIF del proveedor contra la ficha, número ya registrado (duplicado), fecha razonable.
Cruzar con pedido y recepción
Se busca el pedido de compra y la entrada de mercancía. Se comparan precio y cantidad línea a línea y se marca cualquier diferencia por encima de una tolerancia que fijas tú.
Registrar o apartar
Lo que cuadra se deja como borrador de factura en el programa de contabilidad o el ERP. Lo que no cuadra va a una lista con el motivo escrito («cantidad facturada 120, recibida 100»).
Resumen diario
Un correo corto con lo procesado, lo pendiente y las diferencias, para que nadie tenga que entrar a mirar.
Qué herramientas hacen falta
Se nombran por lo que hacen. En la comparativa de herramientas tienes las opciones de orquestación con sus precios publicados.
| n8n u otro orquestador | Lee el buzón, encadena los pasos y guarda el rastro. |
|---|---|
| OCR y modelo de extracción | Para PDF escaneados y fotos. Con documentos nativos y formato estructurado no hace falta OCR. |
| Contabilidad o ERP con API | Donde se crean los borradores. Algunos solo permiten importar por fichero; sigue valiendo, es menos fluido. |
| Base de datos de proveedores | NIF, condiciones de pago y tolerancias; la hoja que ya tienes puede servir de inicio. |
| Almacenamiento de documentos | Guardar el original junto al dato leído es lo que permite auditar después. |
Cuánto tarda
| Prueba de concepto | Una o dos semanas con 30 o 40 documentos reales de 3 o 4 proveedores, comparando lo leído con lo que tecleó una persona. |
|---|---|
| En producción | De unas pocas semanas a un par de meses, según cuántos formatos de proveedor haya y qué tan limpio esté el maestro de artículos. |
Los plazos son una estimación del autor para una pyme con sus datos razonablemente ordenados; no son una medición ni un compromiso. Si tus datos están en papel o repartidos en cinco hojas de cálculo, súmale el tiempo de ordenarlos.
Qué puede fallar
- Un número leído mal (un 8 por un 3) que se cuela como dato correcto. Mitigación: sumas de control y revisión humana por encima de un importe.
- Factura duplicada o ya pagada. Mitigación: clave proveedor + número + fecha y alerta si se repite.
- Documentos con datos personales (autónomos, firmas). Mitigación: contrato con cada proveedor de IA y OCR y, si procede, procesamiento en servidor propio.
- Conservar copia fiel del original y del dato extraído por si hay una inspección. Mitigación: consultar con tu gestoría los plazos y requisitos de conservación, que dependen de cada tipo de documento.
- Confiar en el cruce cuando el pedido de compra no existe porque se pidió por teléfono. Mitigación: tratar «sin pedido» como una excepción visible, no como un fallo silencioso.
Esto es información general, no asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto de protección de datos, consulta con tu asesor.
Qué sigue siendo humano
- Aprobar el pago. La receta prepara; no paga.
- Resolver diferencias con el proveedor (abonos, devoluciones, cuestiones de calidad).
- Dar de alta proveedores nuevos y revisar sus condiciones.
- Muestrear cada semana una parte de lo «que cuadraba» para detectar errores que pasan desapercibidos.
Un ejemplo real
Prometeix no tiene un caso público con cifras para esta receta, así que no ponemos ninguna. Si lo tuviera, aparecería aquí con sus límites. Lo que sí puedes hacer es calcular tu propio caso en la calculadora.