El flujo de esta receta
Cuatro momentos del proceso, de la entrada al resultado. Los pasos completos están más abajo.
- Pocas preguntas, siempre las mismas Elige entre cinco y diez cifras que de verdad cambian decisiones:
- Comparar Con la semana anterior y con la misma semana del año pasado, si hay histórico.
- Redactar un resumen Un modelo recibe las cifras ya calculadas y las explica en cinco líneas.
- Pedir una acción Cada informe termina con dos o tres decisiones concretas que alguien debe tomar esa semana.
El problema
En muchas pymes el informe de la semana lo prepara alguien el viernes por la tarde, copiando cifras de tres programas a una hoja. Tarda horas, a veces no se hace y, cuando se hace, cada semana tiene un formato distinto, así que nadie compara.
La receta no consiste en «dejar que una IA analice el negocio». Consiste en calcular con código las mismas cifras, de la misma manera, todas las semanas, y usar el lenguaje natural solo para contarlas.
Cómo funciona, paso a paso
Pocas preguntas, siempre las mismas
Elige entre cinco y diez cifras que de verdad cambian decisiones: ventas por línea, pedidos abiertos, tareas vencidas, devoluciones, caja prevista.
Una consulta por cifra
Cada cifra sale de una consulta fija a su origen (ERP, hoja de cálculo, tienda). Si una consulta falla, el informe lo dice; no inventa.
Comparar
Con la semana anterior y con la misma semana del año pasado, si hay histórico.
Detectar lo anómalo con reglas
Variación mayor de un umbral, ventas cero de un artículo estrella, un cliente que dejó de comprar.
Redactar un resumen
Un modelo recibe las cifras ya calculadas y las explica en cinco líneas. Las cifras se insertan desde los datos, no desde lo que escriba el modelo.
Entregar donde se lee
Correo o mensaje con la tabla y el resumen; opcionalmente un PDF adjunto.
Pedir una acción
Cada informe termina con dos o tres decisiones concretas que alguien debe tomar esa semana.
Qué herramientas hacen falta
Se nombran por lo que hacen. En la comparativa de herramientas tienes las opciones de orquestación con sus precios publicados.
| Acceso de solo lectura a tus datos | Una cuenta de lectura al ERP, a la tienda o a las hojas; no hace falta permiso de escritura. |
|---|---|
| n8n u otro orquestador con programación | Lo lanza el lunes a la hora que decidas. |
| Consultas SQL o API | Una por cifra, guardadas y versionadas. |
| Modelo de lenguaje (opcional) | Para el resumen, siempre sobre cifras ya calculadas. |
| Correo o canal de equipo | Donde la gente ya mira. |
Cuánto tarda
| Prueba de concepto | Unos días para dos o tres cifras de una sola fuente. |
|---|---|
| En producción | De dos a cuatro semanas, sobre todo por ponerse de acuerdo en qué mide cada cifra («venta» sin IVA o con IVA, con abonos o sin ellos). |
Los plazos son una estimación del autor para una pyme con sus datos razonablemente ordenados; no son una medición ni un compromiso. Si tus datos están en papel o repartidos en cinco hojas de cálculo, súmale el tiempo de ordenarlos.
Qué puede fallar
- Cifras que no cuadran con las de contabilidad porque la definición es distinta. Mitigación: escribir la definición de cada cifra en el propio informe.
- Modelo que redacta algo que los datos no dicen. Mitigación: limitar el texto a explicar variaciones de cifras recibidas y comprobar con reglas que cada número citado existe.
- Informe que se envía con datos incompletos porque una fuente falló. Mitigación: cabecera de «datos al día» y aviso si falta alguna fuente.
- Datos personales en el informe. Mitigación: agregar; no enviar nombres de personas a modelos externos si no hace falta.
- Nadie lo lee. Mitigación: pocas cifras y una decisión pedida cada semana.
Esto es información general, no asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto de protección de datos, consulta con tu asesor.
Qué sigue siendo humano
- Decidir qué cifras importan y revisar cada trimestre si siguen siendo las correctas.
- Interpretar causas: el informe dice qué cambió, rara vez por qué.
- Tomar las decisiones que el informe plantea.
Un ejemplo real
Entre lo que Prometeix construyó para Almacenes HJ hay un informe de atribución semanal y un monitor de gasto publicitario que se ejecuta tres veces al día. Son ejemplos de la misma idea: cifras calculadas por código y entregadas sin que nadie las prepare. Prometeix no publica cifras de tiempo ahorrado en este punto.
Fuente: Caso público de Almacenes HJ en la web de Prometeix.