El flujo de esta receta
Cuatro momentos del proceso, de la entrada al resultado. Los pasos completos están más abajo.
- Fuente única de citas La agenda manda (Google Calendar, el programa del negocio o una base propia).
- Confirmación al reservar Mensaje con día, hora, lugar y un botón para cancelar o cambiar.
- Reprogramar Si el cliente quiere cambiar, el flujo ofrece los tres huecos libres más cercanos;
- Después de la visita Un mensaje opcional con la próxima cita sugerida o una encuesta breve.
El problema
Una agenda con huecos vacíos por plantones y una recepción atada al teléfono: ese es el problema. Cada cita perdida es una hora de trabajo sin facturar, y cada llamada para confirmar es tiempo de alguien que podría estar atendiendo a quien está delante.
Los recordatorios funcionan, pero hechos a mano no escalan. La receta los automatiza con un detalle importante que casi todos ignoran: WhatsApp no deja enviar un mensaje libre a quien no te ha escrito en las últimas 24 horas, así que los recordatorios necesitan plantillas aprobadas.
Cómo funciona, paso a paso
Fuente única de citas
La agenda manda (Google Calendar, el programa del negocio o una base propia). El flujo lee de ella; no mantiene otra copia.
Consentimiento por escrito
Al reservar, el cliente acepta recibir avisos por WhatsApp. Se guarda la fecha y el texto aceptado.
Confirmación al reservar
Mensaje con día, hora, lugar y un botón para cancelar o cambiar.
Recordatorios programados
Un aviso 24 o 48 horas antes (y uno más corto el mismo día si te interesa). Fuera de la ventana de 24 horas se envía con plantilla de la categoría «utilidad».
Responder con un toque
«Confirmo», «Cambiar», «Cancelar». Cada respuesta actualiza la agenda automáticamente.
Reprogramar
Si el cliente quiere cambiar, el flujo ofrece los tres huecos libres más cercanos; si ninguno vale, avisa a recepción.
Lista de espera
Al liberarse un hueco, se avisa por orden a quien esperaba, con un tiempo limitado para aceptar.
Después de la visita
Un mensaje opcional con la próxima cita sugerida o una encuesta breve.
Qué herramientas hacen falta
Se nombran por lo que hacen. En la comparativa de herramientas tienes las opciones de orquestación con sus precios publicados.
| Agenda con API o calendario compartido | Google Calendar, el software de gestión del negocio o una base de datos sencilla. |
|---|---|
| WhatsApp Business Platform | Para plantillas aprobadas, botones de respuesta y recepción de contestaciones. |
| n8n u otro orquestador | Programa los avisos y actualiza la agenda con cada respuesta. |
| Registro de consentimientos | Una tabla con quién aceptó, cuándo y qué texto vio. |
Cuánto tarda
| Prueba de concepto | Un par de días para una agenda y un tipo de cita, con envíos a un grupo pequeño que ya te conoce. |
|---|---|
| En producción | Entre una y cuatro semanas, sobre todo por la aprobación de plantillas en Meta, el registro de consentimientos y las excepciones de la agenda (citas dobles, bloqueos, personal de vacaciones). |
Los plazos son una estimación del autor para una pyme con sus datos razonablemente ordenados; no son una medición ni un compromiso. Si tus datos están en papel o repartidos en cinco hojas de cálculo, súmale el tiempo de ordenarlos.
Qué puede fallar
- Enviar fuera de la ventana de 24 horas sin plantilla: el mensaje se rechaza. Mitigación: plantillas aprobadas de antemano.
- Coste por mensaje: Meta cobra por cada mensaje de plantilla entregado, según categoría y país del destinatario. Mitigación: calcular el volumen mensual antes de arrancar.
- Datos de salud, si el negocio es sanitario. Son una categoría especial del RGPD (art. 9). Mitigación: no incluir motivo de consulta ni datos clínicos en el mensaje, solo día, hora y lugar.
- Sobrecargar al cliente con avisos. Mitigación: máximo dos recordatorios y una forma clara de darse de baja.
- Agenda desincronizada si alguien edita a mano. Mitigación: una sola fuente y los cambios siempre por el mismo canal.
Esto es información general, no asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto de protección de datos, consulta con tu asesor.
Qué sigue siendo humano
- Atender a quien llama o escribe con un caso especial (urgencias, quejas, personas mayores que prefieren hablar).
- Decidir qué se hace con quien falla repetidamente (política de plantones).
- Gestionar cambios de profesional, bajas y vacaciones que reorganizan toda la agenda.
- Revisar cada mes la tasa de confirmación y el texto de las plantillas.
Un ejemplo real
Prometeix no tiene un caso público con cifras para esta receta, así que no ponemos ninguna. Si lo tuviera, aparecería aquí con sus límites. Lo que sí puedes hacer es calcular tu propio caso en la calculadora.
Fuentes
- Meta: precios de la plataforma de WhatsApp Business (consultado el 5-nov-2026)
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) en el BOE